เมื่อวันพุธที่ ๑๑ มกราคมนี้ เวลา ๑๔ นาฬิกา ณ สำนักงานเทศบาลตำบลเมืองแกลง คุณสมเกียรติ อภิญญาชน รองประธานมูลนิธิ ช่วยเหลือเด็กนักเรียนยากจน อำเภอแกลง ได้นัดหมายคณะทำงานภาคอาสาสมัคร ประกอบไปด้วยคุณธวัชชัย บุญเลิศ  คุณมุก คุณพิมพ์ เจริญสันติสุข  ส.ท.สุรศักดิ์ ประไพสนธิพงศ์  ส.ท.ชาติชาย เพชรพาณิชย์  ส.ท.อชิระ ธารามาศ  พร้อมด้วยนายกเทศมนตรีและเจ้าหน้าที่ อีกจำนวนหนึ่งมาประชุมเพื่อพิจารณา กรณีการเตรียมหอประวัติเมืองแกลง เข้าสู่ระยะที่ ๒ คือการออกแบบภายในอาคารให้เป็นห้องสมุด และพื้นที่แสดงประวัติ ความเป็นมาของเมืองแกลง ในบริเวณชั้นล่างและชั้น ๒ ของอาคารตามลำดับ ภายหลังจากที่ได้มีการก่อสร้าง หอประวัติเมืองแกลง แล้วเสร็จในระยะที่ ๑ ด้วยรูปทรงของอาคารสถานีตำรวจภูธร อำเภอแกลงหลังเดิม
ที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นและ ได้เห็นพ้องในหลักการ ให้มีการจัดการห้องสมุดบริเวณชั้นล่าง โดยกำหนดช่วงวัย ของผู้ใช้บริการให้ชัดเจน ไว้เพียงกลุ่มเดียวเป็นวัยเด็ก เน้นการจัดกิจกรรมที่สร้่างเสริมและ เป็นประโยชน์เหมาะสมกับช่วงวัย  และให้มีการคัดเลือกประเภทหนังสือ ที่จะนำไปให้บริการในห้องสมุด แทนการนำเข้าหนังสือแบบทั่วไป เพื่อให้เกิดคุณภาพและชวนอ่านมากยิ่งขึ้น โดยมีแนวคิดที่จะให้ห้องสมุดถูกสร้างขึ้น ในหัวใจของผู้ใช้บริการแต่เยาว์วัย

ส่วนการจัดแสดงประวัติ ความเป็นมาแห่งเมืองในชั้นที่ ๒ นั้น ในเบื้องต้นจะได้มีการรวบรวมเนื้อหา แล้วนำมาคิดวิเคราะห์เพื่อให้การจัดแสดง มีความเหมาะสมกับขนาดของพื้นที่

ทั้งนี้ จะพยายามให้สามารถเปิดให้บริการ ได้ในช่วงงานบุญกลางบ้าน ที่จะจัดขึ้นระหว่างวันพุธที่ ๒๑ ถึงวันอาทิตย์ที่ ๒๕ มีนาคม ที่จะถึงนี้ โดยบริษัท เอพีน่าอุตสาหกรรม จำกัด จะเข้ามาสนับสนุนในเรื่องการออกแบบ และจัดเตรียมวัสดุภายในบริเวณห้องสมุด และอุปกรณ์สำหรับตั้งแสดงงาน "ของรักของหวง"  ควบคู่ไปกับการจัดแสดงภาพวาด จากนักวาดรับเชิญและแวดวงผู้สนใจ

หลังจากนี้จะได้มีการนัดหมายการประชุม เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการดำเนินงาน ได้ทันตามกำหนดการต่อไป